Esküvőszervezés saját kezűleg? Sokan azt gondolják, ez nem bonyolultabb, mint egy születésnapi buli megszervezése és gyakran felvetik: „Miért is fizessünk egy esküvőszervezőnek? Hiszen csak felesleges pénzkidobás!” A valóság azonban nem ilyen egyszerű.
Egy hozzáértő esküvőszervező, aki már számos esküvőt lebonyolított, pontosan látja a kihívásokat és csapdákat. Az ő feladata, hogy minden a legkisebb részletig tökéletes legyen, ismeri a megbízható szolgáltatókat, és pontosan tudja, hogyan kezelje az esetleges nehézségeket.
De mi van, ha úgy dönt, hogy esküvőszervező nélkül szervezi meg az esküvőjét? Ne aggódjon! Ebben a cikkben 6+1 kulcsfontosságú tanácsot állítottunk össze önnek, hogy esküvője emlékezetes legyen. Mielőtt saját kezűleg nekivágna, olvassa el a hasznos tudnivalókat, amelyek segítségére lehetnek.
1. Esküvőszervezővel vagy nélküle?
Ez az egyik legfontosabb kérdés, amit az elején érdemes tisztázni. Egy profi esküvőszervező díja elsőre magasnak tűnhet, de ő pontosan ismeri a piacot, a buktatókat és az árakat. Az általa kiharcolt kedvezményekkel sokszor az egész díját, vagy annak jelentős részét ki tudja termelni, így gyakorlatilag „ingyen” dolgozik. Ne feledkezzünk meg arról a 400-500 munkaóráról sem, amit egy átlagpár esküvőszervezésre szán. Az idő pénz – gondoljuk csak bele, ezt az időt akár az edzőteremben vagy a műkörmösnél is eltölthetnék, ami szintén nyereség. Ha mégis úgy döntenek, hogy saját maguk szervezik meg az esküvőt, mindenképp érdemes egy tapasztalt esküvőszervezőtől tanácsokat kérni.
2. Időpont: Nem csak egy dátum a naptárban
Az esküvő dátumának meghatározása épp olyan kihívás, mint az esküvőszervező kiválasztása. Fontos tudni, hogy a legnépszerűbb helyszínek és a legjobb szolgáltatók gyakran már évekkel előre elkeltek. Továbbá nem csak a helyszín miatt érdemes gondosan választani: az év különböző eseményei, mint tanévzárók, családi ünnepek vagy hosszú hétvégék is befolyásolhatják a dátumot. Ebben a bonyolult folyamatban is nagy segítség lehet egy tapasztalt esküvőszervező, aki segít eligazodni és a legjobb választást meghozni.
3. Költségvetés: A siker alapköve
Mielőtt mélyebben belemerülnénk az esküvői tervezésbe, elengedhetetlen, hogy tisztában legyünk a költségvetésünkkel. Egy átlátható Excel táblázat kiváló eszköz lehet, ahol minden kiadást, akár a legkisebbet is, számon tarthatunk. Ahogy egy vállalkozásnál a pénzügyi tervezés kulcsfontosságú, az esküvői szervezés során is fontos minden költséget előre beazonosítani.
Sokan hajlamosak elbagatellizálni a kisebb összegeket az elején, gondolva, hogy „csak néhány ezer forint”. De vigyázat! Ezen apróbb kiadások hónapok alatt könnyedén összegyűlhetnek, és jelentős terhet róhatnak a költségvetésre.
Mielőtt bármit is terveznénk, fontos tisztázni, hogy rendelkezésre áll-e a szükséges keret. Legyen szó saját forrásból vagy családi, baráti támogatásból származó pénzről. Az egyik leggyakoribb hiba, hogy a menyasszonytánctól várt bevételt már előre beleszámolják a költségvetésbe. Sok esetben azonban ez az összeg nem fedez minden költséget, így érdemes óvatosan bánni ezzel a bevételi tétellel.
Az Excel táblázatban érdemes külön nyilvántartani a tervezett és a tényleges költségeket, valamint azt is, hogy melyik összeg lett már kifizetve. Ez különösen akkor hasznos, amikor egy-egy szolgáltatásért több részletben kell fizetni, például egy esküvői helyszín foglalója esetében.
4. Vendéglista: Ki jön, és ki nem?
A vendéglista kialakítása az esküvőszervezés egyik legérzékenyebb része. Természetesen a legközelebbi hozzátartozóink meghívása szívünk mélyéről jön, de a többi vendég kiválasztása már nagyobb mérlegelést igényel. Lehet, hogy anyagilag megengedhetnénk magunknak a nagyobb vendégszámot, de a kiválasztott helyszín lehetőségei határokat szabhatnak. Az ideális helyszín megtalálása létfontosságú ahhoz, hogy minden vendég kényelmesen érezze magát.
Ha ismerjük a költségvetésünket, könnyebben dönthetünk arról, hány vendéget hívunk meg.
Érdemes szem előtt tartani, hogy az esküvő egyik legnagyobb kiadási tétele a vendégek étkezéséből és italfogyasztásából adódik.
Az esküvő a jegyespár ünnepe, és bármilyen befolyással próbálkoznak – legyenek azok távoli rokonok vagy a nagymama barátai – a vendéglista kialakításánál a jegyespárnak kell döntenie. Még ha a szülők állják is az esküvői költségeket, fontos, hogy közösen alakítsák ki a vendéglistát. Mégiscsak furcsa dolog lenne ha a jegyespár idegennek érezné magát a saját esküvőjén.
A főnökünknek vagy a szomszédunknak történő meghívásnál ne csak az udvariasság legyen a döntő szempont. A vendéglistán csak azok szerepeljenek, akik valóban fontosak számunkra.
5. Étel és ital: Mi kerüljön az asztalra?
Az esküvői menü kiválasztása sokak számára kihívást jelent, hiszen szeretnénk, ha a vendégek jól éreznék magukat, és ne kelljen éhesen vagy szomjasan táncolniuk. Mielőtt azonban döntést hoznánk, fontos tisztázni, hogy mit szeretnénk: egy elegáns, hétfogásos gourmet vacsorát, vagy inkább egy könnyedebb, háromfogásos menüt, hogy maradjon energia a bulizásra?
Fontos tisztában lenni azzal, hogy sok helyszín saját catering szolgáltatással rendelkezik, és ezen keresztül ajánlanak ételt és italt. Azonban ne feledjük, hogy a helyszínnek anyagi érdeke fűződik ahhoz, hogy minél több étel- és italfogást értékesítsenek, mert ez jelentős bevételi forrás számukra. Ezért ne hagyjuk, hogy rávegyenek minket olyan plusz fogásokra vagy desszertekre, amelyek nem feltétlenül szükségesek, különösen, ha később még egy pompás tortával is készülünk.
Egyfelől a teli gyomorral senki sem ugrándozik szívesen, másrészről, ha a helyszín nem rendelkezik megfelelő szellőzéssel, akkor még a legaktívabb vendégek is könnyen elfáradnak és elszundíthatnak.
Ebben a helyzetben is jól jöhet egy tapasztalt esküvőszervező, aki ismeri a csapdákat és azokat a trükköket, amelyekkel elkerülhetők a kellemetlen helyzetek. Az ő feladata nem az, hogy minél többet eladjon, hanem hogy az ifjú pár és a vendégek is felejthetetlen élménnyel távozzanak.
6 Melyik esküvőszolgáltatót válasszam?
A tökéletes esküvő alapvető eleme a gondosan kiválasztott szolgáltató, aki gondoskodik arról, hogy a nagy napon minden a tervek szerint alakuljon, és mindenki jól érezze magát. A jó hangulatért azonban a megfelelő zene is kulcsszerepet játszik. Fontos tehát, hogy milyen stílusban játszik a választott zenekar vagy DJ. Sok zenész és DJ specializálódott bizonyos műfajokra: vannak, akik a hagyományos mulatós dalokban jeleskednek, míg mások a modern, vagy akár a jazz irányzatokban érzik otthon magukat.
Ez a fotósokra is vonatkozik. Más az esküvőfotós munkája, és más például egy fotóriporteré, utóbbi főleg portrékat és hírességek fotóit készít. Annak ellenére, hogy mindkettő fotósként keresi a kenyerét.
Érdemes tehát alaposan utánajárni, informálódni, referencia képeket és videókat kérni, esetleg korábbi megrendelőkkel beszélni, mielőtt döntést hozunk. Ebben is az esküvőszervező értékes tanácsokkal szolgálhat.
Végül, de nem utolsó sorban: mindig kössenek írásbeli szerződést a kiválasztott szolgáltatóval. Ebben rögzítsék a feladatokat, a szolgáltatások minőségét, az árat és az esetleges különleges kéréseket. Ezzel megelőzhetők a későbbi félreértések és kellemetlen helyzetek.
+1. Nyugi és lélegezz mélyeket!
Az esküvőszervezés során könnyű belefeledkezni a részletekbe és a teendők sokaságába. Ilyenkor különösen fontos, hogy ne feledkezzenek meg egymásról. Szánjanak időt egymásra: tervezzék meg a következő randevút, utazzanak el egy hétvégére valahova, vagy egyszerűen csak tartsanak egy rövid szünetet és pihenjenek. Ezek a közös élmények nem csak erősítik a kapcsolatot, de kiváló alkalmat is teremtenek arra, hogy az esküvőn megosszák ezeket a pillanatokat a vendégekkel. Egy slide show keretében bemutatott képes visszaemlékezés az összes eddigi közös pillanatról garantáltan megható pillanatokat fog szerezni a vacsora előtt a násznépnek és az ifjú párnak egyaránt.
(Borítókép: boldog friss házaspár. Illusztráció: Getty Images)